Uraian Tugas Panitia Wisuda

PENGARAH

  1. Bertanggungjawab terhadap penyelenggaraan wisuda
  2. Memberikan pengarahan/petunjuk mengenai hal-hal yang berkaitan dengan pelaksanaan wisuda dan BAPS

KETUA

  1. Bertanggungjawab langsung kepada Rektor
  2. Bertanggungjawab atas kelancaran pelaksanaan wisuda dan BAPS
  3. Memberikan pengarahan dan pemikiran dalam mempersiapkan pelaksaan kegiatan
  4. Mengkoordinir perencanaan dan pelaksanaan
  5. Melaporkan penyelenggaraan wisuda kepada Rektor

SEKRETARIS

  1. Bertanggungjawab langsung kepada panitia
  2. Menginventarisir arus surat masuk dan keluar
  3. Menyelenggarakan surat menyurat
  4. Menyusun laporan penyelenggaraan wisuda

BENDAHARA

  1. Bertanggungjawab secara langsung kepada ketua
  2. Menyusun anggaran pendapatan dan belanja penyelenggaraan wisuda
  3. Mengelola keuangan sesuai dengan rencana anggaran
  4. Menyusun laporan keuangan

SEKSI – SEKSI :

ACARA DAN PROTOKOLER

  1. Bertanggungjawab langsung kepada ketua
  2. Menyiapkan format acara wisuda
  3. Merencanakan susunan acara wisuda, termasuk petugas yang terlibat didalamnya
  4. Mempersiapkan, mengatur dan mengkoordinir petugas-petugas dalam pelaksanaan acara wisuda
  5. Berkoordinasi dengan instansi yang terkait dalam prosesi wisuda
  6. Bertanggungjawab atas gladi bersih dan pelaksanaan
  7. Mengatur prosesi wisuda yang meliputi :
    1. Masuknya wisudawan dari tempat transit ke ruang upacara
    2. Pelaksanaan sumpah / janji wisuda
    3. Penyerahan ijazah
    4. Penetapan pintu masuk dan keluar para tamu dan wisudawan
    5. Mempersiapkan sistem penerimaan tamu (VIP, Orang tua, Undangan, Wisudawan, dan umum)
      1. Mengiventarisir mekanisme penjemputan penjabat
      2. Mengatur penempatan podium, bendera, pataka, gambar presiden, wakil presiden dan garuda

SEKRETARIAT

  1. Bertanggungjawab kepada ketua
  2. Mempersiapkan benda-benda yang akan dibagikan untuk wisudawan dan tamu undangan
  3. Mempersiapkan berkas-berkas / naskah untuk pelaksanaan upacara wisuda
  4. Mempersiapkan kelengkapan senat dan berkoordinasi dengan petugas pembawa pedel

UNDANGAN

  1. Bertanggungjawab kepada ketua
  2. Mencetak undangan untuk wisudawan dan tamu yang lain
  3. Menyusun dan mendistribusikan undangan

PENDAMPING WISUDAWAN

  1. Bertanggungjawab kepada ketua
  2. Menginventarisir kelengkapan wisudawan (Toga, name take)
  3. Mengabsen wisudawan dan menginventarisir jumlah wisudawan
  4.  Mendampingi wisudawan saat masuk ruang upacara dan penyerahan ijazah

TEMPAT & PERLENGKAPAN

  1. Bertanggungjawab kepada ketua
  2. Menyiapkan tempat dan perlengkapan yang berkaitan dengan pelaksanaan wisuda
  3. Mengkoordinir kebutuhan perlengkapan setiap seksi
  4. Menyiapkan transportasi yang berhubungan dengan acara wisuda, antar jemput pejabat, dan panitia wisuda
  5. Mengkoordinir kebutuhan transportasi dengan seksi-seksi yang lain dalam pelaksanaan wisuda dan BAPS
  6. Mengkoordinir satpam

WISUDA ON-LINE

  1. Menyiapkan software wisuda online
  2. Menyusun slide tayangan wisudawan saat prosesi – susunan panggilan sesuai dengan draf dari Protokoler.
  3. Menyusun / pembuatan buku wisuda.
  4. Menjadi petugas tim operator penayangan slide IPK kelulusan berkoordinasi dengan sekretaris, perlengkapan dan protokoler.
  5. Bertanggungjawab kepada ketua panitia.

DEKORASI, DOKUMENTASI DAN KESENIAN

  1. Bertanggungjawab kepada ketua
  2. Menyiapkan dekorasi ruang upacara wisuda dan BAPS
  3. Berkoordinasi dengan petugas profesional untuk menyiapkan dokumentasi vidio shoting dan photo
  4. Menyelenggarakan latihan paduan suara
  5. Berkoordinasi dengan seksi konsumsi untuk peserta dan pelatih paduan suara.
  6. Berkoordinasi dengan seksi tempat dan perlengkapan untuk antar jemput pelatih Mengatur seragam paduan suara
  7. Bertanggungjawab atas suksesnya paduan suara pada saat wisuda

BAITUL ARQOM PURNA STUDI (BAPS)

  1. Bertanggungjawab langsung kepada ketua
  2. Bertanggungjawab atas kelancaran pelaksanaan Baitul Arqom Purna Studi (BAPS)
  3. Menyusun jadwal pelaksanaan BAPS
  4. Menyiapkan materi serta pembicara dalam BAPS
  5. Menyusun laporan pelaksanaan BAPS

KONSUMSI

  1. Bertanggungjawab langsung kepada ketua
  2. Berkoordinasi dengan tempat penyelenggaraan perihal konsumsi
  3. Menyediakan konsumsi dan distribusinya pada rapat-rapat panitia, gladi bersih, pelaksanaan wisuda dan BAPS

SPONSORSHIP

  1. Bertanggungjawab kepada ketua
  2. Mencari sponsorship ke rekanan UNIMUS

PENERIMA TAMU

  1. Bertanggungjawab kepada ketua
  2. Menghantarkan tamu orang tua wisudawan, VIP dan VVIP

PUBLIKASI

  1. Bertanggungjawab kepada ketua
  2. Mempublikasikan pelaksanaan wisuda dan BAPS ke media cetak dan elektronik
  •  Kepala BAAK,
  • TTD
  •  Slamet Riyadi, S. Kom

 

Leave a Reply